Technische Standards, gesetzliche Einordnung und praktische Prozesse – miteinander verknüpft und auf offizielle Quellen gestützt.
Suchen Sie nach einer Aufgabe, einem Format, einer Frist oder einem konkreten Problem. Die Suche filtert nur die redaktionell geprüften Leitfäden dieses Wissenszentrums.
Jedes Themenzentrum bündelt einen klaren Such- und Aufgabenbereich, die wichtigsten Entitäten, passende Werkzeuge und vertiefende Leitfäden.
Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung im B2B-Bereich gelten Übergangsregeln bis Ende 2026 beziehungsweise in bestimmten Fällen bis Ende 2027; ab 2028 greift der Regelbetrieb breiter.
Themenzentrum öffnen 14 LeitfädenXRechnung ist die deutsche CIUS der EN 16931. Sie überträgt Rechnungsdaten strukturiert als UBL- oder CII-XML und wird mit Syntax-, EN-16931-, XRechnung- und gegebenenfalls Peppol-Regeln geprüft.
Themenzentrum öffnen 8 LeitfädenZUGFeRD beziehungsweise Factur-X verbindet eine menschenlesbare PDF/A-3-Darstellung mit eingebetteter strukturierter CII-Rechnungs-XML. Für eine belastbare Prüfung müssen XML-Regeln und PDF-Container getrennt betrachtet werden.
Themenzentrum öffnen 4 LeitfädenEN 16931 definiert das semantische Kernmodell der europäischen E-Rechnung. XRechnung profiliert dieses Modell für Deutschland; Peppol BIS Billing ergänzt einen internationalen Austauschkontext mit eigenen Regeln und Identifikatoren.
Themenzentrum öffnen 10 LeitfädenEine belastbare E-Rechnungsumsetzung besteht nicht nur aus einem Dateiformat. Unternehmen benötigen einen nachvollziehbaren Prozess für Eingang, Lesbarkeit, Validierung, fachliche Freigabe, Korrektur, Übergabe an die Buchhaltung und Aufbewahrung des strukturierten Originals.
Themenzentrum öffnen 3 LeitfädenXRechnung ist typischerweise reine strukturierte XML, während ZUGFeRD/Factur-X strukturierte CII-Daten in ein PDF/A-3 einbettet. Die Wahl hängt vom Empfänger, Prozess, Übertragungskanal und unterstützten Profil ab.
Themenzentrum öffnenDiese Seiten wurden fachlich oder technisch wesentlich erweitert und sind direkt aus dem Wissenszentrum erreichbar.
Sechs Themenzentren verbinden Suchintentionen, relevante Entitäten, Werkzeuge und 52 Leitfäden. Ältere Seiten wurden um Zielgruppe, Abdeckung, Suchvarianten und kontextbezogene nächste Schritte ergänzt.
Änderung ansehenDie May-2026-Version 3.0.21 ist seit 17. August 2026 verpflichtend. Peppol- und XRechnung-Leitfäden trennen nun XML-Konformität, Dokumenttyp, ProcessID, Code-Listen und Empfänger-Capabilities klarer.
Änderung ansehenFeRD veröffentlichte das Korrigendum am 4. August 2026; gültig ist es ab 1. September 2026. Der Leitfaden trennt Veröffentlichungs- und Gültigkeitsdatum und zeigt die wichtigsten EXTENDED-Korrekturen.
Änderung ansehenNeuer Praxisleitfaden erklärt den Regelbetrieb ab 1. Januar 2028, verbleibende Ausnahmen und die Vorbereitung vor Ende der 800.000-Euro-Übergangsfrist.
Änderung ansehenEmpfang seit 2025, Übergangsregeln 2026/2027 und Regelbetrieb ab 2028.
Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025. Für die Ausstellung sonstiger Rechnungen bestehen jedoch zeitlich begrenzte Übergangsregeln.
Leitfaden öffnen WissenUnternehmen müssen E-Rechnungen nicht nur technisch annehmen, sondern intern lesbar machen, prüfen, zuordnen und im Originalformat aufbewahren können.
Leitfaden öffnen WissenEine E-Rechnung entsteht nicht durch das Umbenennen eines PDFs. Die Rechnungsdaten müssen strukturiert erzeugt, fachlich vollständig und technisch passend übermittelt werden.
Leitfaden öffnen WissenDie neue umsatzsteuerliche E-Rechnung betrifft regelmäßig Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. B2B-Prozesse müssen deshalb Empfang, Ausstellung und Archivierung gemeinsam abdecken.
Leitfaden öffnen WissenBei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Vorgaben, Portale und Zuständigkeiten. Die B2G-Regeln sind von der allgemeinen umsatzsteuerlichen B2B-Pflicht zu unterscheiden.
Leitfaden öffnen WissenKleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Diese Trennung ist für den Alltag entscheidend.
Leitfaden öffnen WissenFreiberufler sollten prüfen, welche ihrer Leistungen in den B2B-Anwendungsbereich fallen und wie sie strukturierte Rechnungen mit wenig Verwaltungsaufwand empfangen und versenden.
Leitfaden öffnen WissenBei Vermietern hängt die E-Rechnungsrelevanz davon ab, an wen vermietet wird, wie der Umsatz steuerlich behandelt wird und ob überhaupt eine Rechnung auszustellen ist.
Leitfaden öffnen WissenEin gewöhnliches PDF ist seit 2025 grundsätzlich eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung. Anders ist es bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD mit eingebetteter strukturierter XML.
Leitfaden öffnen Pflicht 20272027 ist das entscheidende Übergangsjahr: Bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € kann die Frist für sonstige Rechnungen noch bis Ende 2027 laufen; die Empfangsfähigkeit besteht unabhängig davon bereits seit 2025.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenFür inländische B2B-Umsätze endet die letzte allgemeine Übergangsphase mit Ablauf 2027. Ab 1. Januar 2028 muss die E-Rechnungspflicht daher in den regulären Rechnungsprozess eingebaut sein, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenBei Vereinen hängt die E-Rechnung nicht allein von der Rechtsform ab. Entscheidend ist, ob der konkrete Vorgang dem unternehmerischen oder nichtunternehmerischen Bereich zuzuordnen ist.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenBarzahlung schafft keine eigene Ausnahme von der E-Rechnung. Bei Geschäftsausgaben wie Restaurant- oder Baumarkteinkäufen muss deshalb geprüft werden, ob der Umsatz in den Anwendungsbereich fällt und ob die Kleinbetragsgrenze greift.
Leitfaden öffnenXRechnung ist die deutsche Ausgestaltung der europäischen E-Rechnungsnorm für strukturierte Rechnungsdaten. Sie wird als UBL- oder CII-XML übertragen.
Leitfaden öffnen WissenEine zuverlässige XRechnung wird aus gepflegten Stamm-, Auftrags-, Steuer- und Zahlungsdaten erzeugt und vor dem Versand gegen den aktuellen Regelstand geprüft.
Leitfaden öffnen WissenXRechnung-Pflichtfelder sind keine starre Liste aus einem PDF-Formular. Sie entstehen aus EN 16931, deutschen XRechnung-Regeln, dem Geschäftsvorfall und dem verwendeten Übertragungsszenario.
Leitfaden öffnen WissenUBL und CII bilden dasselbe semantische XRechnungsmodell in unterschiedlichen XML-Strukturen ab. Die fachlichen Rechnungsdaten sollten gleichwertig sein.
Leitfaden öffnen WissenEin XRechnungsbeispiel wird verständlich, wenn XML-Elemente auf die fachlichen Business Terms der Rechnung zurückgeführt werden.
Leitfaden öffnen WissenEine XRechnung sollte an der Datenquelle korrigiert werden. Direkte Änderungen an der XML sind nur sinnvoll, wenn die Erzeugungslogik ebenfalls angepasst wird.
Leitfaden öffnen WissenEine Ablehnung kann technisch, fachlich oder organisatorisch verursacht sein. Entscheidend ist, ob die Datei den Validator, das Portal oder erst die interne Empfängerprüfung nicht bestanden hat.
Leitfaden öffnen WissenFür eine Behördenrechnung müssen Datei, Empfängerreferenzen und Übertragungskanal zusammenpassen. Eine technisch valide XML kann mit falscher Leitweg-ID trotzdem nicht zugestellt werden.
Leitfaden öffnen WissenDie Leitweg-ID ist eine Adressierungsinformation für elektronische Rechnungen an viele öffentliche Auftraggeber. In XRechnung wird sie häufig als Käuferreferenz BT-10 übermittelt.
Leitfaden öffnen Aktuell 2026XRechnung 4.0 ist die angekündigte nächste Standardgeneration auf Basis EN 16931-1:2026. Am 12. August 2026 beschreibt KoSIT sie weiterhin als in Vorbereitung; eine Vorabversion ist nicht für den produktiven Einsatz gedacht.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenBei XRechnung muss man zwischen der normativen Standardgeneration und den technischen Bundles unterscheiden. 2026 ist XRechnung 3.0 die produktive Generation; das aktuelle technische Bundle 3.0.2 wurde zum 31. Januar 2026 aktualisiert. XRechnung 4.0 ist nach offizieller KoSIT-Information noch in Vorbereitung.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenOb eine ältere XRechnung noch angenommen wird, hängt nicht nur von der XML-Syntax ab. Entscheidend sind Standardstand, technische Artefakte, Empfänger- oder Portalregeln und gegebenenfalls Peppol-Dokumenttypen.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenWer nach „XRechnung XSD“ sucht, erwartet oft eine einzige Schema-Datei. Genau das gibt es so nicht: XRechnung formuliert Regeln für die zugelassenen Syntaxen UBL und UN/CEFACT CII und kombiniert deren XSDs mit Schematron- und CIUS-Regeln.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenSeit der Konsolidierung der Bundesplattformen ist die OZG-RE der zentrale Zugang für elektronische Rechnungen an die Bundesverwaltung. Vor dem Versand sind Empfänger, Leitweg-ID und technische XRechnung-Daten zu prüfen.
Leitfaden öffnenZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: Ein PDF/A-3 enthält eine sichtbare Rechnung und eine eingebettete strukturierte CII-XML.
Leitfaden öffnen WissenZUGFeRD-Profile bestimmen, wie umfangreich die eingebettete XML ist. Für eine E-Rechnung nach EN 16931 ist besonders das Profil EN 16931 relevant.
Leitfaden öffnen WissenEine ZUGFeRD-Rechnung entsteht nicht durch das bloße Anhängen irgendeiner XML an ein PDF. Profil, CII-Inhalt, PDF/A-3-Struktur, Metadaten und inhaltliche Gleichheit müssen zusammenpassen.
Leitfaden öffnen WissenEine belastbare ZUGFeRD-Prüfung unterscheidet zwischen Rechnungs-XML, Profilregeln, sichtbarer PDF-Darstellung und PDF/A-3-Container.
Leitfaden öffnen WissenDie maschinenlesbare Rechnungsdatei liegt als eingebettete XML im PDF/A-3. Sie kann extrahiert, lesbar dargestellt und gegen das angegebene Profil geprüft werden.
Leitfaden öffnen WissenEin PDF ist nur dann ein ZUGFeRD-/Factur-X-Dokument, wenn es eine passend eingebettete strukturierte Rechnungs-XML und den erforderlichen PDF/A-3-Kontext enthält.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenFeRD hat ZUGFeRD 2.5.2 / Factur-X 1.09.2 am 4. August 2026 veröffentlicht. Das Korrigendum bereinigt vor allem Inkonsistenzen aus den mit 2.5 eingeführten EXTENDED-Funktionen und ist ab 1. September 2026 gültig.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenMit aktuellen ZUGFeRD-/Factur-X-Regeln können leere optionale XML-Elemente eine Validierung scheitern lassen. Die richtige Lösung ist normalerweise, das leere Element nicht zu erzeugen – nicht einen Platzhalter einzutragen.
Leitfaden öffnenPeppol ist ein standardisiertes Netzwerk- und Interoperabilitätsmodell für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Peppol BIS Billing basiert wie XRechnung auf EN 16931.
Leitfaden öffnen WissenEN 16931 definiert ein gemeinsames semantisches Kernmodell für elektronische Rechnungen. XRechnung, Peppol BIS Billing und ZUGFeRD EN 16931 bauen darauf auf.
Leitfaden öffnen Norm-UpdateDie neue EN 16931-1:2026 ist die Normbasis, auf die XRechnung 4.0 ausgerichtet wird. ZUGFeRD 2.5 enthält im EXTENDED-Profil bereits neue Elemente mit Bezug zum überarbeiteten Datenmodell.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenWer XRechnung über Peppol transportiert, muss neben der XRechnung selbst auch den aktuellen Peppol-Dokumenttyp, Prozesskontext und Release-Stand beachten. Die Peppol-BIS-Billing-Version 3.0.21 ist seit 17. August 2026 verpflichtend; zugleich wurden 2026 veraltete XRechnung-Dokumenttypen weiter bereinigt.
Leitfaden öffnenStrukturierte E-Rechnungen sollten im empfangenen Originalformat unverändert und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Eine gerenderte PDF-Ansicht ersetzt die ursprüngliche XML nicht.
Leitfaden öffnen WissenEine geeignete Buchhaltungssoftware sollte strukturierte Rechnungen nicht nur anzeigen, sondern Daten korrekt importieren, validieren, freigeben und im Original archivieren können.
Leitfaden öffnen WissenDie meisten E-Rechnungsprobleme entstehen an Schnittstellen zwischen Stammdaten, Auftrag, Steuerlogik, XML-Mapping, Übertragung und Empfängeranforderung.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenBei Bauleistungen darf die detaillierte Aufschlüsselung eines Leistungsverzeichnisses unter bestimmten Voraussetzungen in einer menschenlesbaren Anlage stehen. Der strukturierte Teil muss die Leistung trotzdem eindeutig und prüfbar beschreiben.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenBei Abschlags-, Anzahlungs- und Vorausrechnungen ist besonders wichtig, wann der Beleg ausgestellt wird und wie spätere Teilentgelte in der Endrechnung nachvollziehbar abgesetzt werden.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenDie Endrechnung muss den Gesamtvorgang und bereits vereinnahmte Teilentgelte nachvollziehbar zusammenführen. Für die detaillierte Absetzung lässt die BMF-Verwaltungspraxis eine ergänzende Anlage zu, wenn die strukturierte Rechnung ausdrücklich darauf verweist.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenMehrere Leistungen eines Kalendermonats können auch in einer E-Rechnung zusammengefasst werden. Entscheidend ist, dass Leistungsbezug, Positionen, Summen und Steuerlogik strukturiert nachvollziehbar bleiben.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenWenn für den Umsatz eine Pflicht zur E-Rechnung besteht, muss grundsätzlich auch die Rechnungsberichtigung als E-Rechnung erfolgen. Entscheidend ist der eindeutige Bezug zum ursprünglichen Beleg.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenEine strukturierte E-Rechnung kann maschinell korrekt sein und trotzdem für Menschen schwer lesbar wirken. Für XRechnung braucht man deshalb eine Visualisierung; bei ZUGFeRD sollte man zusätzlich die eingebettete XML beachten.
Leitfaden öffnen PraxisleitfadenDie strukturierte Rechnung muss die Leistung so beschreiben, dass sie eindeutig und leicht nachprüfbar ist. Pflichtangaben dürfen nicht einfach in eine unstrukturierte Anlage ausgelagert werden.
Leitfaden öffnenXRechnung ist eine reine XML-Rechnung; ZUGFeRD kombiniert PDF/A-3 und XML. Beide können EN-16931-konforme Rechnungsdaten transportieren, dienen aber unterschiedlichen Arbeitsweisen.
Leitfaden öffnen WissenZUGFeRD 2.5 und Factur-X 1.09 sind technisch identische deutsch-französische Ausprägungen desselben hybriden E-Rechnungsstandards.
Leitfaden öffnen Vergleich 2026Der wichtigste Unterschied ist derzeit nicht ein einzelnes XML-Feld, sondern der Versionsstatus: 3.0.2 ist produktiv; 4.0 wird auf Basis der EN 16931-1:2026 vorbereitet.
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