Warum XML extrahieren?
- Rechnungsdaten in Buchhaltung importieren
- Technische Fehler analysieren
- Profil und Version erkennen
- PDF- und XML-Werte vergleichen
- Originaldaten für Prüfungen bereitstellen
Typische Dateinamen
Je nach Version und Konvention kann die eingebettete Datei beispielsweise factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml heißen. Der Dateiname allein beweist jedoch keine Konformität.
Sicherer Ablauf
- PDF lokal öffnen oder in ein geeignetes Werkzeug laden.
- Eingebettete Rechnungsdatei identifizieren.
- XML ohne Veränderung extrahieren.
- Rechnungsdaten lesbar darstellen.
- Profilregeln validieren.
Original und Extrakt
Bewahren Sie das erhaltene PDF als ursprüngliches Rechnungsdokument auf. Eine separat extrahierte XML ist nützlich für Analyse und Import, ersetzt aber nicht automatisch den Originalcontainer.
Extraktion sicher automatisieren
Ein produktiver Import sollte Anhänge nicht allein anhand des Dateinamens auswählen. Prüfen Sie Attachment-Beziehung, MIME-Typ, Profilmetadaten und den tatsächlichen XML-Inhalt. Unerwartete Anhänge müssen isoliert und dürfen nicht ungeprüft ausgeführt oder weiterverarbeitet werden.
Nach der Extraktion sollte die XML gegen das erkannte Profil validiert und mit den sichtbaren Kernwerten des PDF verglichen werden. Der Hash oder eine andere eindeutige Zuordnung kann helfen, Extrakt und Originalcontainer nachweisbar zu verbinden.
Dateien im Archiv verknüpfen
- Unverändertes empfangenes PDF/A-3 als Original
- Extrahierte XML als Verarbeitungskopie kennzeichnen
- Viewer-Darstellung nicht als neues Original behandeln
- Prüfbericht mit Regelstand speichern
- Import- und Freigabestatus am Original dokumentieren
Häufige Fragen
Kann ich die XML mit einem ZIP-Programm öffnen?
Einige Werkzeuge können eingebettete PDF-Dateien anzeigen, aber PDF ist kein normales ZIP-Archiv. Verwenden Sie eine PDF- oder ZUGFeRD-fähige Lösung.
Ist die extrahierte XML eine XRechnung?
Nicht automatisch. ZUGFeRD verwendet CII-XML mit einer ZUGFeRD-/Factur-X-Profilkennung.
Darf ich nur die extrahierte XML an die Buchhaltung weitergeben?
Für die Verarbeitung kann das sinnvoll sein. Das empfangene Hybridoriginal sollte dennoch erhalten und eindeutig mit dem Extrakt verknüpft werden.