Direkter Vergleich
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X |
|---|---|---|
| Dateiform | UBL- oder CII-XML | PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML |
| Menschenlesbarkeit | Viewer erforderlich | PDF direkt sichtbar |
| Typischer Einsatz | Behörden und automatisierter Austausch | B2B, gemischte manuelle und automatische Prozesse |
| Profile | XRechnung-CIUS | Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931, Extended und weitere je Version |
Wann XRechnung naheliegt
- Der Empfänger fordert XRechnung.
- Die Verarbeitung ist vollständig strukturiert.
- Ein Portal oder Peppol-Prozess erwartet XML.
- Eine sichtbare PDF ist nicht Teil des verbindlichen Dokuments.
Wann ZUGFeRD naheliegt
- Menschen sollen das Dokument direkt als PDF lesen.
- Die Buchhaltung soll zusätzlich strukturierte Daten importieren.
- Der Empfänger akzeptiert das gewählte ZUGFeRD-Profil.
- Der PDF/A-3-Container kann korrekt erzeugt und archiviert werden.
Keine Wahl ohne Empfänger
Rechtliche Eignung, Profil, Übertragungskanal und Empfängeranforderung müssen zusammenpassen. Ein Formatwechsel darf keine Pflichtangaben oder Referenzen verlieren.
Entscheidung nach Prozess statt Optik
ZUGFeRD wirkt für Menschen bequem, weil eine PDF-Ansicht enthalten ist. Das allein macht es jedoch nicht zum besseren Format. XRechnung ist häufig passender, wenn ein vollständig strukturierter, portal- oder Peppol-orientierter Ablauf verlangt wird.
Entscheidend sind Empfängeranforderung, zulässiges Profil, Übertragungskanal, Archivsystem und Fähigkeit der Buchhaltungssoftware. Ein Unternehmen kann beide Formate unterstützen und pro Kunde ein festes Ausgangsprofil hinterlegen.
Gemeinsamer Qualitätscheck
- EN-16931-konformer fachlicher Inhalt
- Korrekte Steuer- und Summenlogik
- Passende Käufer- und Auftragsreferenzen
- Vollständige Validierung gegen das Zielregelwerk
- Unveränderte Archivierung des empfangenen oder gesendeten Originals
- Lesbare Darstellung für Freigabe und Support
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD immer eine E-Rechnung?
Nur wenn die strukturierte XML und das verwendete Profil die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Niedrigere Profile können für bestimmte Zwecke nicht genügen.
Kann ich XRechnung in ZUGFeRD umwandeln?
Eine semantische Konvertierung ist möglich, muss aber vollständig gemappt und anschließend validiert werden.
Kann ich eine XRechnung einfach in ein PDF einbetten und ZUGFeRD nennen?
Nein. ZUGFeRD verwendet definierte PDF/A-3- und XML-Anforderungen, Profile und Dateibeziehungen. Eine beliebige eingebettete XML genügt nicht.