Warum es Profile gibt
Nicht jeder Anwendungsfall benötigt dieselbe Datentiefe. ZUGFeRD bietet deshalb abgestufte Profile für einfache Belege, Buchungsdaten, EN-16931-konforme Kernrechnungen und erweiterte Geschäftsprozesse.
Profile im Überblick
| Profil | Typischer Zweck |
|---|---|
| MINIMUM | Sehr begrenzte Basisdaten; nicht für jeden gesetzlichen E-Rechnungsfall ausreichend. |
| BASIC WL | Buchungshilfe ohne vollständige Rechnungspositionen. |
| BASIC | Grundlegende Rechnungsdaten mit Positionen. |
| EN 16931 | Umsetzung des europäischen semantischen Kernmodells. |
| EXTENDED | Zusätzliche Informationen für komplexere Prozesse. |
Profil richtig wählen
- Gesetzliche Anforderungen
- Empfängervereinbarung
- Buchungs- und Prüfprozess
- Benötigte Positions- und Referenzdaten
- Softwareunterstützung
Profilkennung prüfen
Die XML enthält eine Profil- oder Guideline-Kennung. Ein Validator nutzt sie, um die passenden Regeln auszuwählen. Eine falsche Kennung kann zur Prüfung gegen das falsche Szenario oder zur Ablehnung führen.
Profil und Geschäftsfall müssen zusammenpassen
Ein Profil begrenzt nicht nur die Anzahl möglicher XML-Felder, sondern beeinflusst, welche Geschäftsprozesse sinnvoll dargestellt werden können. BASIC WL enthält beispielsweise keine vollständigen Rechnungspositionen, während EXTENDED zusätzliche Strukturen für komplexere Abläufe bereitstellt.
Wählen Sie nicht automatisch das umfangreichste Profil. Ein Empfänger, der nur EN 16931 verarbeitet, kann mit unnötigen Erweiterungen nichts anfangen. Umgekehrt darf ein reduziertes Profil keine gesetzlich oder vertraglich benötigten Angaben verlieren.
Profilwechsel kontrollieren
- Guideline-ID und Profilkennung aktualisieren
- Pflichtfelder und zulässige Kardinalitäten neu prüfen
- PDF- und XML-Werte erneut vergleichen
- Empfängerunterstützung bestätigen
- Testdatei gegen den passenden Validator prüfen
- Archiv- und Importprozesse mit dem neuen Profil testen
Häufige Fragen
Welches Profil gilt als E-Rechnung?
Für eine EN-16931-konforme Rechnung wird regelmäßig das Profil EN 16931 oder ein geeignetes höheres Profil verwendet. Der konkrete Anwendungsfall ist zu prüfen.
Ist Extended immer besser?
Nein. Mehr Daten erhöhen Komplexität. Verwenden Sie das Profil, das Empfänger und Prozess tatsächlich benötigen.
Kann ein Empfänger ein bestimmtes ZUGFeRD-Profil verlangen?
Ja. Geschäftspartner und Softwareprozesse können ein unterstütztes Profil vorgeben. Die Vereinbarung muss zusätzlich mit den gesetzlichen Anforderungen vereinbar sein.