Warum der Ausstellungszeitpunkt zählt
Die BMF-FAQ stellt klar, dass eine vor dem maßgeblichen Pflichtstichtag erteilte Abschlags-, Anzahlungs- oder Vorausrechnung nicht allein deshalb nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden muss, weil Leistung oder Zahlung erst nach dem Stichtag erfolgt.
Für neue Belege nach dem Stichtag ist dagegen die dann geltende Rechnungsform zu prüfen.
Was eine strukturierte Abschlagsrechnung enthalten sollte
- Eindeutige Rechnungsart und Rechnungsnummer
- Leistungs- oder Projektbezug
- Abgerechneter Abschlagsbetrag und Steuerlogik
- Zahlungsbedingungen
- Referenzen, die spätere Zuordnung zur Endrechnung ermöglichen
Mehrere Abschläge sauber verbinden
- Jeden Abschlag eindeutig nummerieren.
- Projekt- oder Vertragsreferenz konsistent übernehmen.
- Bereits gezahlte Beträge im Prozess nachvollziehbar halten.
- Bei Berichtigungen den Ursprungsbeleg eindeutig referenzieren.
- Vor der Endrechnung die Summe aller Teilentgelte abstimmen.
Was die Endrechnung zusätzlich verlangt
Bei der Endrechnung müssen bereits vereinnahmte Teilentgelte berücksichtigt werden. Die BMF-FAQ erlaubt hierfür eine ergänzende unstrukturierte Anlage, wenn der strukturierte Teil ausdrücklich darauf verweist. Das ändert nichts daran, dass die eigentliche Endrechnung strukturiert und in sich konsistent sein muss.
Typische Fehlerquelle: PDF und XML laufen auseinander
Wenn das sichtbare Dokument einen Abschlagsstand zeigt, die strukturierte XML aber andere Summen oder Referenzen enthält, können automatisierte Prüfungen und Buchungsprozesse scheitern. Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Teil führend.
Häufige Fragen
Muss eine alte PDF-Abschlagsrechnung 2028 rückwirkend in XML umgewandelt werden?
Nicht allein deshalb, weil Leistung oder Zahlung später erfolgt. Die BMF-FAQ stellt für vor dem Pflichtstichtag ausgestellte Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen eine Übergangsregel klar.
Wie referenziere ich den vorherigen Abschlag?
Nutzen Sie die dafür vorgesehenen strukturierten Rechnungsreferenzen Ihres Formats und halten Sie Projekt- oder Vertragsbezug konsistent.
Kann ich die Absetzung der Abschläge nur als Anlage darstellen?
Für die Endrechnung nennt die BMF-FAQ eine Möglichkeit über eine unstrukturierte Anlage, wenn der strukturierte Teil ausdrücklich darauf verweist.