Vor dem Versand: Empfänger klären
Nicht jede öffentliche Stelle nutzt denselben Kanal. Für Bundesbehörden und angebundene Einrichtungen stellt das Beschaffungsamt Informationen und eine Übersicht der OZG-RE-Rechnungsempfänger bereit. Nutzen Sie die bei der Bestellung genannten Rechnungsdaten als führende Quelle.
Leitweg-ID richtig verwenden
Die Leitweg-ID adressiert den öffentlichen Rechnungsempfänger. Für Bundesaufträge wird sie vom Auftraggeber mitgeteilt und gehört in die dafür vorgesehene Käuferreferenz. Rechnungssteller beantragen für die allgemeine B2B-Pflicht keine eigene Leitweg-ID.
Typischer Ablauf
- Auftrag und Empfängerdaten prüfen.
- Leitweg-ID exakt übernehmen.
- XRechnung mit korrekten Bestell-/Vertragsreferenzen erzeugen.
- Vor Versand technisch validieren.
- Über OZG-RE bzw. vereinbarten Kanal einreichen.
- Bearbeitungsstatus kontrollieren und Zurückweisungen fachlich auswerten.
Status ist Teil des Prozesses
Die OZG-RE stellt einen Bearbeitungsstatus für eingereichte Rechnungen bereit. Bei einer Zurückweisung sollte nicht einfach dieselbe Datei erneut gesendet werden: zuerst Ursache, Leitweg-ID, Empfängerreferenzen und technische Validierung prüfen.
Häufige Ursachen für Probleme
- Leitweg-ID falsch geschrieben oder mit Leerzeichen
- Leitweg-ID gehört nicht zum konkreten Auftrag
- Pflichtfeld oder Käuferreferenz fehlt
- Empfänger erwartet zusätzliche Bestell- oder Vertragsreferenz
- Datei nutzt nicht den akzeptierten technischen Regelstand
Häufige Fragen
Brauche ich als Unternehmen eine eigene Leitweg-ID?
Nein. Das Bundesportal stellt klar, dass Rechnungssteller keine eigene Leitweg-ID für die B2B-Pflicht benötigen. Bei B2G erhalten Sie die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers.
Wo sehe ich, ob die Rechnung angekommen ist?
Die OZG-RE bietet einen Bearbeitungsstatus für eingereichte Rechnungen.
Kann ich irgendeine Leitweg-ID der Behörde verwenden?
Nein. Verwenden Sie ausschließlich die für den Auftrag mitgeteilte Identifikationsnummer.