Mindestfunktionen
- XRechnung UBL und CII importieren
- ZUGFeRD-XML erkennen
- Rechnungsdaten lesbar darstellen
- Technische Prüfungen oder Validator-Anbindung
- Korrekte Buchungsvorschläge
- Originaldatei und Audit-Trail aufbewahren
Fragen an den Anbieter
- Welche XRechnung- und ZUGFeRD-Versionen werden unterstützt?
- Wie werden Regelupdates eingespielt?
- Werden Gutschriften und Sondersteuern unterstützt?
- Kann die Software Peppol oder Portale anbinden?
- Wie werden fehlerhafte Dateien behandelt?
- Bleibt die Originaldatei exportierbar?
Testfälle statt Demo allein
Testen Sie eigene Rechnungsfälle: mehrere Steuersätze, Gutschriften, Abschläge, ausländische Adressen, steuerfreie Leistungen und Behördenreferenzen. Eine einfache Standardrechnung deckt nicht alle Risiken ab.
Automatisierung kontrollieren
Automatischer Import spart Zeit, darf aber nicht blind buchen. Legen Sie Regeln für Abweichungen, neue Lieferanten, ungewöhnliche Konten und technische Warnungen fest.
Import ist mehr als Felder übernehmen
Gute Buchhaltungssoftware zeigt, welche Werte aus der Rechnung übernommen wurden, welche Regeln angewendet wurden und wo manuelle Änderungen erfolgt sind. Sie sollte Dubletten erkennen, Steuerlogik plausibilisieren und Originaldatei, Buchungssatz sowie Freigaben miteinander verknüpfen.
Bei Abweichungen muss der Nutzer zum XML-Ursprung zurückkehren können. Eine reine PDF-Vorschau ohne Feldherkunft erschwert die Prüfung und kann strukturierte Zusatzinformationen verbergen.
Abnahmetests mit realen Sonderfällen
- Mehrere Steuerkategorien und Rundungsdifferenzen
- Gutschrift und Storno
- Skonto, Zuschlag und Nachlass
- Fremdwährung
- ZUGFeRD mit abweichender oder fehlender XML
- XRechnung mit Warnungen und Fehlern
- Bestell- und Kostenstellenzuordnung
Häufige Fragen
Brauche ich neue Buchhaltungssoftware?
Nicht zwingend. Prüfen Sie zuerst, ob Ihre vorhandene Lösung E-Rechnungen vollständig unterstützt oder über Schnittstellen erweitert werden kann.
Soll die Software selbst validieren?
Eine integrierte oder angebundene Validierung ist sehr hilfreich. Der verwendete Regelstand sollte transparent sein.
Soll die Software fehlerhafte Rechnungen automatisch ablehnen?
Nicht jede Warnung rechtfertigt eine Ablehnung. Sinnvoll sind konfigurierbare Regeln, klare Eskalation und eine nachvollziehbare manuelle Entscheidung für Grenzfälle.