Warum „siehe Anlage“ nicht genügt
Eine E-Rechnung soll elektronisch verarbeitet werden können. Deshalb verlangt die BMF-FAQ, dass die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben in der Struktur selbst enthalten sind. Ein bloßer Verweis auf ein PDF, in dem die eigentliche Leistungsbeschreibung steht, erfüllt diese Anforderung nicht.
Wie detailliert muss die Beschreibung sein?
Die Angaben müssen eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen. Eine universelle Mindestwortzahl gibt es nicht. Entscheidend ist, dass Empfänger und Prüfer erkennen können, welche konkrete Lieferung oder Leistung abgerechnet wird.
Was eine Anlage ergänzen darf
- Stundennachweise
- Detaillierte Leistungsverzeichnisse
- Aufmaße oder Projektberichte
- Technische Dokumentationen
- Zusätzliche Erläuterungen, die über die Pflichtangaben hinausgehen
Gute und schlechte Beispiele
| Zu schwach | Besser |
|---|---|
| „Beratung laut Anlage“ | „IT-Sicherheitsberatung Projekt A, Leistungszeitraum 01.–31.07.2026“ |
| „Bauleistung siehe LV“ | „Gewerk Elektroinstallation Projekt B, Juli 2026, Summe …; Details siehe LV-Anlage“ |
| „Ware“ | „24 × Ersatzfilter Typ X123 gemäß Bestellung 4711“ |
ERP-Mapping prüfen
- Leistungsdaten aus Auftrag oder Zeiterfassung identifizieren.
- Sinnvollen strukturierten Positionstext erzeugen.
- Leistungsdatum oder -zeitraum abbilden.
- Anlagen nur ergänzend verknüpfen.
- Viewer öffnen und prüfen, ob die Leistung ohne Anlagenrätsel erkennbar ist.
Häufige Fragen
Darf ich Stundenzettel als PDF anhängen?
Ja, ergänzende Nachweise können als Anlage beigefügt werden. Die grundlegende Leistungsbeschreibung und Pflichtangaben müssen aber im strukturierten Teil stehen.
Muss der gesamte Vertragstext in die XML?
Nein. Die Struktur muss die abgerechnete Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar beschreiben; umfangreiche Zusatzdetails können je nach Fall in Anlagen stehen.