Drei Ebenen von Anforderungen
| Ebene | Beispiele |
|---|---|
| Steuerliche Angaben | Rechnungsnummer, Datum, Parteien, Leistung, Entgelt und Steuer. |
| EN 16931 | Semantische Business Terms und Berechnungsregeln. |
| XRechnung / Peppol | Zusätzliche deutsche oder netzwerkspezifische Pflichtregeln. |
Typische Kerndaten
- BT-1 Rechnungsnummer
- BT-2 Rechnungsdatum
- BT-3 Rechnungstyp
- BT-5 Währung
- BT-27 Verkäufername
- BT-44 Käufername
- BT-106 Summe der Nettopositionen
- BT-112 fälliger Gesamtbetrag
Bedingte Pflichtfelder
Viele Angaben werden erst durch den Geschäftsvorfall verpflichtend. Ein Steuersatz benötigt eine passende Steuerkategorie; Lastschrift erfordert Mandatsdaten; Behördenrechnungen benötigen häufig eine Käuferreferenz.
Technische Qualität
Optionale XML-Elemente ohne Inhalt sollten nicht erzeugt werden. Leere Elemente können Validierungsfehler auslösen, obwohl das Feld fachlich gar nicht benötigt wird.
Pflichtfeld bedeutet nicht immer „muss sichtbar sein“
Ein Business Term kann technisch erforderlich sein, ohne in einer klassischen PDF-Vorlage als eigenes Feld aufgefallen zu sein. Umgekehrt können sichtbare Angaben für die XRechnung optional oder an einer anderen strukturierten Stelle vorgesehen sein. Entscheidend ist die semantische Bedeutung, nicht die Position im gedruckten Layout.
Bedingungen wirken häufig zusammen: Wird beispielsweise eine bestimmte Zahlungsart gewählt, können zusätzliche Zahlungsdaten erforderlich werden. Bei einer Steuerbefreiung müssen Kategorie und Begründung konsistent sein.
Stammdaten- und Belegdaten trennen
| Datenart | Typische Inhalte |
|---|---|
| Stammdaten | Rechtlicher Name, Anschrift, Steuerkennung, Kontakt und Bankverbindung. |
| Kundenvorgaben | Käuferreferenz, Endpoint, Bestell- oder Vertragsbezug. |
| Belegdaten | Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Mengen, Preise, Steuer und Summen. |
Häufige Fragen
Ist die Leitweg-ID immer Pflicht?
Nein. Sie ist eine mögliche Käuferreferenz und wird besonders bei öffentlichen Auftraggebern verlangt.
Warum meldet der Validator ein Feld als Pflicht, das in meiner Vorlage optional ist?
Eine Geschäftsregel oder ein anderer eingetragener Wert kann das Feld für den konkreten Fall verpflichtend machen.
Kann ein Feld technisch vorhanden und trotzdem falsch sein?
Ja. Ein Platzhalter, falsches Format oder fachlich ungeeigneter Wert kann eine Regel verletzen oder die Rechnung beim Empfänger unbrauchbar machen.