XRechnung öffnen
Eine XRechnung liegt als UBL- oder CII-XML vor. Der Browser kann XML zwar als Text darstellen, aber Buchhaltung und Fachabteilung brauchen eine geordnete Rechnungsansicht mit Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuer, Zahlungsdaten und Referenzen.
ZUGFeRD richtig lesen
ZUGFeRD kombiniert eine sichtbare PDF/A-3-Darstellung mit eingebetteter strukturierter Rechnungs-XML. Die sichtbare PDF ist bequem, aber die XML sollte bei kritischen Vorgängen oder neuen Generatoren ebenfalls geprüft werden.
Was bei widersprüchlichen Daten gilt
Das BMF weist darauf hin, dass sich mit der obligatorischen E-Rechnung die Gewichtung hybrider Formate geändert hat: Bei Abweichungen ist der strukturierte Teil maßgeblich. Deshalb sollte eine interne Prüfung nicht ausschließlich auf die sichtbare PDF schauen.
Viewer und Validator unterscheiden
| Werkzeug | Beantwortet |
|---|---|
| Viewer | Was steht in der strukturierten Rechnung? |
| Validator | Erfüllt die Datei die aktivierten technischen Regeln? |
| Fachliche Prüfung | Ist die Rechnung sachlich, vertraglich und steuerlich korrekt? |
Sicherer Ablauf
- Originaldatei unverändert speichern.
- Dateityp erkennen.
- Strukturierte Daten mit Viewer lesbar machen.
- Bei Bedarf technisch validieren.
- Sichtbare Darstellung, XML und Auftrag fachlich vergleichen.
Häufige Fragen
Kann ich eine XML-Rechnung einfach in PDF umwandeln?
Sie können eine lesbare Ansicht erzeugen. Diese Ansicht ersetzt aber nicht die strukturierte Originaldatei.
Gibt es auch einen staatlichen Viewer?
Das BMF verweist auf den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung über ELSTER. Daneben gibt es private Viewer.
Warum ist ein Viewer kein Validator?
Ein Viewer rendert vorhandene Daten. Ein Validator prüft zusätzlich Schema- und Geschäftsregeln.