Was technisch mindestens erforderlich ist
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Nach der BMF-Einordnung kann dafür bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Ein Postfach allein löst jedoch nicht den gesamten Rechnungsprozess. Die eingehende Datei muss erkannt, sicher gespeichert, einem Vorgang zugeordnet und für Menschen verständlich dargestellt werden.
Ein sinnvoller Empfangsprozess
- Eingangskanal festlegen und kommunizieren.
- Dateityp erkennen: XRechnung-XML, ZUGFeRD-PDF oder sonstige Rechnung.
- Strukturierte Daten lesbar anzeigen.
- Technische Regeln und Pflichtfelder validieren.
- Rechnung fachlich freigeben und unverändert archivieren.
Welche Dateien typischerweise eintreffen
| Format | Was Sie benötigen |
|---|---|
| XRechnung XML | Viewer für die Lesbarkeit und Validator für Syntax- und Geschäftsregeln. |
| ZUGFeRD / Factur-X | PDF-Anzeige plus Zugriff auf die eingebettete XML. |
| Einfaches PDF | Normale PDF-Anzeige; das Dokument ist grundsätzlich keine strukturierte E-Rechnung. |
Verantwortlichkeiten festlegen
Definieren Sie, wer technische Fehler bearbeitet, wer die sachliche Prüfung übernimmt und wer Rückfragen an den Lieferanten stellt. Ohne diese Rollen bleiben fehlerhafte Dateien häufig im Postfach liegen.
Eingangskontrolle vor der Buchung
Eine empfangene Datei sollte nicht unmittelbar ungeprüft in die Buchhaltung übernommen werden. Zuerst sind Dateityp, Absender, technische Lesbarkeit, Dublettenstatus und fachliche Zuordnung zu prüfen. Danach folgen Validierung, Rechnungsfreigabe und Archivierung. Ein Viewer beantwortet, was in der Rechnung steht; ein Validator beantwortet, ob die strukturierte Datei die aktivierten Regeln erfüllt.
Bei ZUGFeRD sollte der vollständige PDF/A-3-Container erhalten bleiben. Bei einer reinen XRechnung ist die XML das Original. Eine zusätzlich erzeugte PDF-Ansicht erleichtert die Prüfung, ersetzt aber die strukturierte Originaldatei nicht.
Mindestangaben für eine Verfahrensbeschreibung
- Über welche Adressen und Portale Rechnungen eingehen
- Wer technische Fehler und fachliche Abweichungen bearbeitet
- Wie Originaldatei, Viewer-Ansicht und Prüfbericht zusammen gespeichert werden
- Wie Dubletten erkannt und Rechnungsversionen unterschieden werden
- Wann eine Datei abgelehnt, zurückgestellt oder zur Freigabe weitergeleitet wird
Häufige Fragen
Brauche ich ein E-Rechnungsportal?
Nicht zwingend. Ein geeigneter E-Mail-Empfang kann ausreichen. Ein Portal oder eine Integration kann bei höherem Volumen aber Zuordnung, Freigabe und Archivierung vereinfachen.
Kann ich eine XRechnung direkt lesen?
XML ist technisch lesbar, aber für Menschen unübersichtlich. Ein Viewer stellt die enthaltenen Felder als normale Rechnung dar.
Darf ich eine technisch fehlerhafte E-Rechnung trotzdem buchen?
Die technische Meldung muss fachlich eingeordnet werden. Schwere Fehler können die automatische Verarbeitung oder Annahme verhindern. Stimmen Sie das weitere Vorgehen mit Buchhaltung und gegebenenfalls Steuerberatung ab.