Die Fristen im Überblick
| Zeitraum | Praktische Einordnung |
|---|---|
| 2025 und 2026 | Rechnungsaussteller dürfen unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – ein unstrukturiertes elektronisches Format verwenden. |
| 2027 | Für bestimmte Aussteller kann die Übergangsregel weitergelten; entscheidend sind insbesondere die gesetzlichen Voraussetzungen und der Vorjahresumsatz. |
| Ab 2028 | Die allgemeinen Übergangsregeln laufen aus. Für erfasste inländische B2B-Umsätze ist grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen. |
Empfang und Ausstellung nicht verwechseln
Die Möglichkeit, noch eine sonstige Rechnung auszustellen, bedeutet nicht, dass der Empfänger E-Rechnungen ablehnen darf. Inländische Unternehmen müssen den Empfang grundsätzlich seit 2025 ermöglichen.
Für den Empfang kann technisch bereits ein geeignetes E-Mail-Postfach ausreichen. In der Praxis benötigen Unternehmen zusätzlich Prozesse zum Öffnen, Prüfen, Buchen und Archivieren strukturierter Daten.
Welcher Zeitpunkt zählt?
Für die Einordnung ist grundsätzlich der Zeitpunkt des ausgeführten Umsatzes maßgeblich. Eine später erstellte Rechnung kann deshalb noch den Regeln des Zeitraums unterliegen, in dem die Leistung ausgeführt wurde.
Vorbereitung ohne unnötigen Systemwechsel
- Zentralen Empfangskanal definieren.
- XRechnung und ZUGFeRD testweise öffnen und validieren.
- Buchhaltungssoftware und Archiv auf strukturierte Originaldaten prüfen.
- Lieferanten und Kunden über bevorzugte Formate und Übertragungswege informieren.
Praxisbeispiel: Leistung 2026, Rechnung 2027
Ein Unternehmen erbringt eine B2B-Leistung im Dezember 2026 und stellt die Rechnung erst im Januar 2027 aus. Für die Übergangsregel ist nicht allein das Versanddatum entscheidend. Der Leistungszeitpunkt und die für diesen Umsatz geltenden Voraussetzungen müssen gemeinsam geprüft werden. Deshalb sollten ERP und Buchhaltung Leistungsdatum, Rechnungsdatum und verwendetes Format getrennt speichern.
Wer pauschal nur nach dem Kalenderjahr der Rechnung entscheidet, riskiert falsche Formatvorgaben. Für Dauerschuldverhältnisse, Anzahlungen und Rechnungskorrekturen kann eine zusätzliche Einzelfallprüfung erforderlich sein.
Interne Fristen-Checkliste
- Empfangskanal für strukturierte Rechnungen seit 2025 dokumentieren
- Vorjahresumsatz für mögliche Übergangsregel verlässlich bestimmen
- Leistungszeitpunkt im Rechnungsprozess erhalten
- Ausnahmen und Sonderfälle nicht mit der allgemeinen Übergangsfrist vermischen
- Spätestens vor 2028 alle betroffenen Ausgangsprozesse produktiv testen
Häufige Fragen
Muss 2026 bereits jedes Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Nicht in jedem Fall. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln. Die Empfangsfähigkeit ist davon getrennt und grundsätzlich seit 2025 erforderlich.
Ist eine PDF-Rechnung während der Übergangsfrist erlaubt?
Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen kann eine sonstige Rechnung noch zulässig sein. Ein einfaches PDF ist trotzdem keine E-Rechnung im neuen gesetzlichen Sinn.
Gelten Übergangsfristen auch für den Empfang?
Die allgemeinen Übergangsregeln betreffen vor allem die Ausstellung sonstiger Rechnungen. Die grundsätzliche Empfangsfähigkeit für inländische B2B-E-Rechnungen besteht bereits seit 2025.