Was B2B bedeutet
B2B steht für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen. Für die umsatzsteuerliche Einordnung kommt es darauf an, ob die beteiligten Unternehmer und der konkrete Umsatz in den gesetzlichen Anwendungsbereich fallen.
B2B-Prozess statt einzelner Datei
Eine strukturierte Rechnung ist nur ein Teil des Ablaufs. Unternehmen benötigen eindeutige Stammdaten, Bestellbezüge, Freigaben, Fehlerkommunikation und ein Archiv, das die ursprüngliche strukturierte Datei erhält.
Was Geschäftspartner abstimmen sollten
- Bevorzugtes Format und Profil
- Empfangsadresse oder Netzwerkkanal
- Käuferreferenz, Bestellnummer und Vertragsnummer
- Umgang mit Anlagen
- Kontakt für technische Ablehnungen
- Korrektur- und Gutschriftenprozess
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide können strukturierte Rechnungsdaten abbilden. XRechnung ist eine reine strukturierte Rechnung; ZUGFeRD kombiniert ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML. Entscheidend sind Empfängeranforderung, Prozess und verwendetes Profil.
B2B-Szenarien sauber abgrenzen
Die deutsche B2B-Regelung betrifft nicht automatisch jeden Rechnungsvorgang eines Unternehmens. Inlandsbezug, Unternehmerstatus, Umsatzart, Kleinbetrags- oder Fahrausweisfälle und weitere gesetzliche Besonderheiten können die Einordnung beeinflussen. Der Prozess sollte deshalb nicht nur nach Kundengruppe „Firma“ entscheiden.
In der Praxis hilft eine Entscheidungsmatrix im ERP: Land und Betriebsstätte, Art des Umsatzes, Leistungszeitpunkt, Empfängertyp, vereinbarter Kanal und benötigtes Format. Das Ergebnis sollte für spätere Prüfungen nachvollziehbar bleiben.
Daten, die Geschäftspartner abstimmen sollten
- Zentrale Rechnungsadresse oder Endpoint-ID
- Akzeptierte Syntax und gegebenenfalls ZUGFeRD-Profil
- Käuferreferenz, Bestell- oder Vertragsnummer
- Zulässige Anlagen und Dateinamenskonvention
- Kontakt für technische Ablehnungen
- Regeln für Storno, Gutschrift und Korrekturrechnung
Häufige Fragen
Gilt die E-Rechnung auch zwischen kleinen Unternehmen?
Grundsätzlich kann auch ein kleines Unternehmen betroffen sein. Für bestimmte Umsätze und Zeiträume bestehen Ausnahmen oder Übergangsregeln, die konkret geprüft werden müssen.
Darf der Kunde ein bestimmtes Format verlangen?
Geschäftspartner können operative Anforderungen vereinbaren. Diese sollten mit den gesetzlichen und technischen Vorgaben vereinbar sein.
Kann der Kunde weiterhin ausschließlich ein PDF verlangen?
Eine vertragliche Präferenz ändert die gesetzlichen Anforderungen nicht. Während anwendbarer Übergangsregeln können sonstige Rechnungen noch möglich sein; danach muss der Prozess die erforderliche strukturierte E-Rechnung unterstützen.