Was aufbewahrt werden sollte
Bei XRechnung ist die empfangene XML das zentrale Original. Bei ZUGFeRD ist grundsätzlich der PDF/A-3-Container mit eingebetteter XML relevant. Zusätzliche Visualisierungen und Prüfberichte können den Nachweis unterstützen.
Archivanforderungen praktisch
- Unveränderbarkeit oder nachvollziehbare Änderungshistorie
- Vollständige und geordnete Ablage
- Zeitgerechte Erfassung
- Maschinelle Auswertbarkeit im erforderlichen Umfang
- Zugriffsschutz und Berechtigungskonzept
- Nachvollziehbare Verfahrensdokumentation
Viewer-Ausgabe ist kein Ersatz
Ein aus XML erzeugtes PDF erleichtert die menschliche Prüfung, kann aber strukturierte Detailinformationen verlieren. Bewahren Sie deshalb immer die ursprüngliche Datei auf.
Archivprozess
- Datei beim Eingang eindeutig identifizieren.
- Original unverändert speichern.
- Prüf- und Freigabestatus verknüpfen.
- Lesbare Ansicht bereitstellen.
- Aufbewahrungs- und Löschfristen steuern.
Integrität und Auffindbarkeit praktisch nachweisen
Ein Archivprozess sollte dokumentieren, wann und über welchen Kanal die Datei einging, ob sie verändert wurde, welcher Belegnummer sie zugeordnet ist und wer sie geprüft oder freigegeben hat. Technische Hashwerte, unveränderbare Speicherbereiche oder nachvollziehbare Protokolle können die Integrität unterstützen.
Auffindbarkeit bedeutet mehr als eine Ordnerstruktur. Suche nach Rechnungsnummer, Geschäftspartner, Zeitraum und Buchungsbezug sollte möglich sein, ohne die strukturierte Originaldatei vom Geschäftsvorgang zu trennen.
Migration und Export testen
- Originaldateien bei Systemwechsel vollständig übernehmen
- Metadaten und Verknüpfungen erhalten
- Lesbarkeit älterer XML- und PDF/A-Versionen prüfen
- Prüfberichte nicht ohne Kontext verlieren
- Datenexport für Betriebsprüfung regelmäßig testen
- Löschkonzept gegen Aufbewahrungspflichten abgrenzen
Häufige Fragen
Reicht ein Ausdruck der XRechnung?
Nein. Ein Ausdruck erhält die strukturierten Daten nicht und ersetzt die elektronische Originaldatei nicht.
Muss die extrahierte ZUGFeRD-XML separat archiviert werden?
Der erhaltene PDF/A-3-Container sollte erhalten bleiben. Eine zusätzliche Extraktion kann für Verarbeitung und Prüfung sinnvoll sein.
Darf das Archiv die XML technisch komprimieren?
Speichertechniken sind nicht pauschal ausgeschlossen, solange Originalinhalt, Integrität, Lesbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit und Nachvollziehbarkeit erhalten bleiben. Die konkrete Lösung sollte dokumentiert werden.