Vorbereitung
- Aktuelle Verkäuferstammdaten
- Korrekte Käuferdaten
- Leistungs- oder Lieferdatum
- Steuerlogik und Zahlungsbedingungen
- Bestellnummer, Vertragsnummer oder Käuferreferenz
- Elektronische Adressen, falls das Profil sie verlangt
Erstellung in fünf Schritten
- Empfängeranforderungen und Syntax klären.
- Rechnung fachlich in der Faktura erfassen.
- UBL- oder CII-XML erzeugen.
- Datei technisch validieren und lesbar kontrollieren.
- Über den vereinbarten Kanal senden.
Häufige Erstellungsfehler
Probleme entstehen häufig nicht im XML-Generator selbst, sondern durch leere Stammdaten, uneinheitliche Steuercodes, Rundungsdifferenzen oder fehlende Referenzen aus dem vorgelagerten Auftrag.
Qualitätssicherung
Hinterlegen Sie Tests für Standardrechnung, Gutschrift, Steuerbefreiung, mehrere Steuersätze, Abschläge und internationale Adressdaten. Nach Updates sollten diese Muster erneut validiert werden.
Geschäftsfallbezogene Testmatrix
Eine einzelne Musterrechnung deckt die tatsächliche Nutzung selten ab. Erstellen Sie Testfälle für normale Rechnung, Gutschrift, Vorauszahlung, Rabatt, Nebenkosten, mehrere Steuerkategorien, steuerfreie Leistung und ausländische Währung, soweit diese Fälle im Unternehmen vorkommen.
Vergleichen Sie dabei Quellsystem, XML, Viewer-Darstellung und Buchungsergebnis. So wird sichtbar, ob Werte korrekt gemappt werden oder lediglich technisch vorhanden sind.
Abnahmekriterien für den Export
- Profil- und Syntaxkennung passen zum Empfänger
- Keine leeren Pflicht- oder optionalen XML-Elemente
- Alle Positionswerte lassen sich auf Quelldaten zurückführen
- Steuer- und Gesamtsummen werden regelkonform berechnet
- Referenzen landen im vorgesehenen Business Term
- Die erzeugte Datei besteht die vollständige Zielvalidierung
Häufige Fragen
Kann ich eine XRechnung manuell schreiben?
Technisch ja, praktisch ist die manuelle XML-Erstellung fehleranfällig. Eine geeignete Faktura- oder Konvertierungslösung ist sinnvoller.
Muss ich UBL oder CII wählen?
Beide Syntaxen werden von XRechnung unterstützt. Entscheidend sind Software, Empfängeranforderung und Übertragungsweg.
Sollte ich XRechnungen manuell in einem XML-Editor erstellen?
Für produktive Prozesse ist das fehleranfällig. Besser ist ein kontrollierter Export aus strukturierten Rechnungs- und Stammdaten mit anschließender Validierung.