B2G ist ein eigener Regelungsbereich
B2G bezeichnet Rechnungen von Unternehmen an öffentliche Stellen. Bund, Länder und Kommunen können unterschiedliche Übertragungswege, Formate und organisatorische Angaben verlangen.
Die umsatzsteuerlichen B2B-Regeln ersetzen diese Beschaffungs- und Rechnungseingangsvorgaben nicht.
Vor dem Versand klären
- Welches Portal oder Netzwerk ist zu verwenden?
- Ist eine Leitweg-ID erforderlich?
- Welche Bestell- oder Vertragsreferenz wird erwartet?
- Sind Anlagen zugelassen und in welcher Form?
- Wird XRechnung, Peppol BIS Billing oder ein anderes Format akzeptiert?
Typischer Ablauf
- Auftraggeberdaten und Leitweg-ID aus Bestellung oder Vertrag übernehmen.
- XRechnung mit vollständigen Referenzen erzeugen.
- Datei technisch validieren.
- Über das geforderte Portal oder Peppol senden.
- Übermittlungs- und Ablehnungsnachrichten dokumentieren.
Häufige Ablehnungsgründe
Fehlende Käuferreferenz, falsche Leitweg-ID, nicht passende Dokumentenkennung, fehlende elektronische Adresse oder inkonsistente Summen gehören zu den typischen technischen Problemen.
Bund, Länder und Kommunen unterscheiden
Öffentliche Auftraggeber verwenden nicht zwingend denselben Eingangskanal. Je nach Verwaltungsebene können Bundesportale, Landesportale, Peppol oder andere festgelegte Wege gelten. Auch Pflichtangaben wie Leitweg-ID, Bestellnummer, Vertragskennzeichen oder kontaktbezogene Referenzen ergeben sich häufig aus Auftrag und Portalvorgaben.
Übernehmen Sie Empfangsdaten aus der Bestellung und nicht aus alten Rechnungen. Behördenstrukturen und Leitweg-IDs können sich ändern. Ein formal gültiges Dokument kann trotzdem fachlich abgelehnt werden, wenn Routing- oder Auftragsinformationen falsch sind.
B2G-Versandakte dokumentieren
- Auftraggeber und Rechnungsempfangsstelle
- Verwendete Leitweg-ID oder andere Käuferreferenz
- Portal, Peppol-Endpoint oder E-Mail-Kanal
- Zeitpunkt und technische Versandbestätigung
- Validierungsbericht der tatsächlich gesendeten Datei
- Rückmeldung, Status und gegebenenfalls Korrekturversion
Häufige Fragen
Ist für jede Behörde eine Leitweg-ID erforderlich?
Nicht pauschal. Viele öffentliche Auftraggeber verwenden sie, aber die konkrete Vorgabe muss beim Empfänger oder in den Auftragsunterlagen geprüft werden.
Kann ich eine Behördenrechnung per E-Mail senden?
Nur wenn der konkrete Auftraggeber diesen Kanal zulässt. Häufig werden Portale oder Peppol verlangt.
Ist eine bestandene XRechnung-Validierung eine Annahmegarantie?
Nein. Der Auftraggeber kann zusätzliche fachliche und prozessuale Anforderungen prüfen, etwa Bestellbezug, Lieferantennummer oder korrekten Übertragungskanal.