Empfängervorgaben sammeln
- Rechnungseingangsplattform
- Leitweg-ID oder andere Käuferreferenz
- Bestell- und Vertragsnummer
- Akzeptierte Syntax und Profilkennung
- Zulässige Anlagen
- Kontakt für Rückfragen
Datei vorbereiten
- Behördendaten aus dem Auftrag übernehmen.
- XRechnung erzeugen.
- Käuferreferenz und elektronische Adresse kontrollieren.
- Vollständig validieren.
- Über das geforderte Portal oder Peppol senden.
Leitweg-ID und BT-10
Die Leitweg-ID wird häufig als Käuferreferenz im Business Term BT-10 übermittelt. Sie adressiert die zuständige Rechnungsempfangsstelle. Format und Zuständigkeit kommen vom Auftraggeber.
Nach dem Versand
Speichern Sie Einreichungsbestätigung, technische Rückmeldung und gegebenenfalls Ablehnungsbericht. Diese Nachweise erleichtern die Klärung von Fristen und Zustellung.
Portalprüfung vor der ersten Rechnung
Registrieren Sie sich nicht erst am Fälligkeitstag. Portale können Identitätsprüfung, Rollenvergabe, erlaubte Dateiformate und maximale Anlagengrößen vorgeben. Bei Peppol ist zusätzlich die korrekte Teilnehmeradresse wichtig.
Senden Sie nach Möglichkeit eine abgestimmte Testrechnung oder nutzen Sie eine Testumgebung. Prüfen Sie, ob das Portal nur technische Annahme bestätigt oder bereits eine fachliche Eingangsbestätigung ausgibt.
Behördenspezifische Pflichtdaten
- Leitweg-ID oder alternative Käuferreferenz
- Bestell-, Vertrags- oder Vergabenummer
- Lieferantennummer
- Kontakt oder Organisationseinheit des Auftraggebers
- Zahlungsbedingungen und Bankdaten
- Zulässige Anlagen und deren Referenzierung
Häufige Fragen
Kann ich XRechnung per E-Mail an eine Behörde senden?
Nur wenn die Behörde diesen Kanal ausdrücklich akzeptiert. Bund und Länder nutzen häufig eigene Portale oder Peppol.
Was mache ich bei unbekannter Leitweg-ID?
Fragen Sie die beschaffende Stelle oder entnehmen Sie die Referenz den Auftragsunterlagen. Raten Sie den Wert nicht.
Kann dieselbe Leitweg-ID für alle Rechnungen einer Behörde verwendet werden?
Nicht unbedingt. Eine Organisation kann mehrere Leitweg-IDs für unterschiedliche Rechnungseingänge besitzen. Verwenden Sie die zum konkreten Auftrag genannte Kennung.