Bestandteile
- Visuelle PDF-Rechnung
- Eingebettete CII-Rechnungs-XML
- Profilkennung
- PDF/A-3-Metadaten und Dateibeziehung
- Identische fachliche Rechnungsinhalte
Erstellungsablauf
- Rechnung fachlich erfassen.
- ZUGFeRD-Profil wählen.
- CII-XML erzeugen und validieren.
- PDF-Darstellung erzeugen.
- XML regelkonform in PDF/A-3 einbetten.
- Container, XML und sichtbare Werte prüfen.
Häufige technische Probleme
Falscher eingebetteter Dateiname, fehlende PDF/A-Metadaten, ungültige XML, leere Elemente, abweichende Beträge oder eine unpassende Profilkennung können die Verarbeitung stören.
Nicht aus beliebigem PDF basteln
Das bloße Anhängen einer XML-Datei an ein normales PDF ergibt nicht automatisch ein normgerechtes ZUGFeRD-Dokument. Containerstruktur und Metadaten müssen ebenfalls stimmen.
Konsistenzprüfung zwischen PDF und XML
Vor dem Versand sollten zentrale Werte aus beiden Darstellungen automatisiert verglichen werden: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, Währung, Netto, Steuer und Zahlbetrag. Auch Bankverbindung und Zahlungsziel dürfen nicht auseinanderlaufen.
Die PDF-Erzeugung und XML-Erzeugung sollten aus derselben freigegebenen Datenbasis stammen. Werden beide Dateien in getrennten Schritten oder Systemen erstellt, steigt das Risiko stiller Abweichungen.
Technische Abnahme
- PDF erfüllt die verlangte PDF/A-3-Ausprägung
- XML ist mit korrektem Namen und Beziehung eingebettet
- MIME-Typ und Attachment-Metadaten sind passend
- Profilkennung entspricht dem tatsächlichen Datenumfang
- XML besteht die fachliche Profilvalidierung
- PDF und XML enthalten konsistente Rechnungswerte
Häufige Fragen
Kann ich ein bestehendes PDF nachträglich zu ZUGFeRD machen?
Technisch ist eine Anreicherung möglich, wenn eine inhaltlich passende XML erzeugt und der PDF/A-3-Container korrekt aufgebaut wird.
Welche XML-Syntax nutzt ZUGFeRD?
ZUGFeRD verwendet eine UN/CEFACT-CII-basierte strukturierte Rechnungs-XML.
Kann ein Druckertreiber ein gültiges ZUGFeRD-PDF erzeugen?
Ein gewöhnlicher PDF-Druck allein reicht nicht. Es werden ein geeigneter PDF/A-3-Container, definierte Metadaten und eine profilkonforme eingebettete XML benötigt.