Der vollständige Erstellungsprozess
- Geschäftsfall und Empfängeranforderung klären.
- Geeignetes ZUGFeRD-/Factur-X-Profil wählen.
- Rechnungsdaten einmal fachlich berechnen und daraus PDF-Sicht sowie CII-XML erzeugen.
- XML gegen XSD, Schematron, Codelisten und Profilregeln validieren.
- PDF/A-3 erzeugen und XML mit korrekter Dateibeziehung einbetten.
- ZUGFeRD-/Factur-X-Metadaten und Identifikation setzen.
- PDF/A-3-Struktur separat validieren.
- PDF und XML auf Rechnungsnummer, Beträge, Steuer, Parteien und Positionen abgleichen.
- Empfängerkanal und Dateibenennung testen.
Profilwahl vor der technischen Umsetzung
| Anforderung | Geeigneter Ausgangspunkt |
|---|---|
| Vollständige EN-16931-Rechnung | Profil EN 16931 oder ein kompatibles Referenzprofil. |
| Zusatzinformationen außerhalb des Normkerns | EXTENDED, sofern Empfänger und Software es unterstützen. |
| Deutsches Verwaltungsszenario | Referenzprofil XRECHNUNG und Empfängervorgaben prüfen. |
| Nur Buchungshilfe | MINIMUM oder BASIC WL können technisch passen, erfüllen aber nicht automatisch die Anforderungen an eine vollwertige strukturierte Rechnung. |
Eine Datenquelle für PDF und XML
PDF und XML sollten aus demselben fachlichen Rechnungsmodell erzeugt werden. Werden Beträge, Rabatte oder Steuerwerte in zwei getrennten Prozessen berechnet, entstehen leicht Widersprüche.
Rundung, Dezimalstellen, Vorzeichen, Gutschriften und Steuerkategorien müssen in beiden Darstellungen identisch interpretiert werden.
Vereinfachte Einbettungsstruktur
PDF/A-3-Dokument
├─ sichtbare Rechnung
├─ AFRelationship / Dateibeziehung
├─ ZUGFeRD-/Factur-X-Metadaten
└─ eingebettete CII-XML
├─ Profilkennung
├─ Parteien und Referenzen
├─ Positionen und Steuer
└─ Summen und ZahlungValidierung in zwei getrennten Ebenen
| Ebene | Was geprüft wird | Typische Werkzeuge |
|---|---|---|
| Rechnungs-XML | CII-XSD, Schematron, Profil, Codelisten und fachliche Regeln | Profilvalidator, EN-16931-/XRechnung-Szenario |
| PDF-Dokument | PDF/A-3, Anhänge, Metadaten und Dateibeziehungen | PDF/A-Validator und ZUGFeRD-spezifische Prüfung |
| Inhaltsabgleich | Gleiche Parteien, Nummern, Positionen, Steuer und Summen | Eigene QA-Regeln oder spezialisierte Vergleichsprüfung |
Freigabecheckliste
- Profil und Version sind dokumentiert.
- Keine leeren optionalen XML-Elemente.
- XML validiert gegen den beabsichtigten Regelstand.
- PDF/A-3-Prüfung ohne relevante Fehler.
- PDF und XML stimmen fachlich überein.
- Dateiname, Endpoint und Versandkanal entsprechen den Empfängervorgaben.
- Originaldatei und Prüfprotokoll werden revisionssicher in den vorgesehenen Prozessen aufbewahrt.
Quellen: Forum elektronische Rechnung Deutschland · Bundesministerium der Finanzen
Häufige Fragen
Kann ich ein bestehendes PDF nachträglich zu ZUGFeRD machen?
Technisch ist eine Anreicherung möglich, wenn eine inhaltlich passende XML erzeugt und der PDF/A-3-Container korrekt aufgebaut wird.
Welche XML-Syntax nutzt ZUGFeRD?
ZUGFeRD verwendet eine UN/CEFACT-CII-basierte strukturierte Rechnungs-XML.
Kann ein Druckertreiber ein gültiges ZUGFeRD-PDF erzeugen?
Ein gewöhnlicher PDF-Druck allein reicht nicht. Es werden ein geeigneter PDF/A-3-Container, definierte Metadaten und eine profilkonforme eingebettete XML benötigt.