Korrektur nicht nur im PDF durchführen
Bei strukturierten Rechnungen ist die XML der maschinell maßgebliche Teil. Eine Korrektur nur in einer sichtbaren PDF-Darstellung lässt die strukturierten Daten unverändert und löst das Problem nicht.
Was die Berichtigung enthalten sollte
- Eindeutigen Berichtigungs- oder Korrekturtyp
- Referenz auf Nummer und Datum der Ursprungsrechnung
- Korrigierte strukturierte Pflichtangaben
- Konsistente Summen und Steuerwerte
- Nachvollziehbaren Grund, soweit für Prozess oder Empfänger erforderlich
Teilkorrektur in einer späteren Rechnung
Die BMF-FAQ erlaubt auch, einzelne Positionen in einer folgenden E-Rechnung zu berichtigen, solange sich das Berichtigungsdokument spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche E-Rechnung bezieht. Das ist keine Einladung zu unklaren Sammelkorrekturen: die Referenz muss fachlich eindeutig bleiben.
Technischer Korrekturablauf
- Fehlercode oder fachliche Abweichung identifizieren.
- Ursprungsdatei und Quellsystem vergleichen.
- Ursache im Stammdatensatz oder Mapping beheben.
- Berichtigungsbeleg mit korrekter Ursprungsreferenz erzeugen.
- Viewer und Validator erneut nutzen und Prüfbericht dokumentieren.
Übergangsfristen beachten
Während einer noch anwendbaren Übergangsfrist kann eine Rechnungsberichtigung weiterhin nach den dort vorgesehenen Regeln erfolgen. Ob die Übergangsregel im konkreten Fall greift, ist getrennt von der technischen Fehlerbehebung zu beurteilen.
Häufige Fragen
Muss ich eine fehlerhafte XRechnung einfach überschreiben?
Nein. Die Korrektur sollte als nachvollziehbarer Berichtigungsprozess erfolgen; die ursprüngliche Datei bleibt für Dokumentation und Archivierung erhalten.
Kann ich nur eine Position korrigieren?
Ja, die BMF-FAQ nennt die Möglichkeit einer spezifischen und eindeutigen Berichtigung einzelner Positionen in einer folgenden E-Rechnung.
Was mache ich bei einem reinen Validierungsfehler vor dem Versand?
Wenn die Rechnung noch nicht wirksam versandt wurde, beheben Sie die Ursache im Quellsystem, erzeugen Sie die Datei neu und validieren Sie vor dem Versand.