Was sich am 1. Januar 2028 ändert
Bis Ende 2027 können bestimmte Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro noch von der verlängerten Übergangsregel Gebrauch machen. Diese zusätzliche Frist endet mit Ablauf 2027. Danach reicht ein normales PDF bei einem grundsätzlich e-rechnungspflichtigen inländischen B2B-Umsatz nicht mehr als reguläre Dauerlösung.
Die Pflicht betrifft die Rechnungsform. Inhaltliche Umsatzsteuerpflichten, Leistungsnachweise und vertragliche Anforderungen bleiben daneben bestehen.
Wer weiterhin nicht automatisch eine E-Rechnung ausstellen muss
- Umsätze, die gesetzlich von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind
- Rechnungen an private Endverbraucher, weil die B2B-Pflicht dort nicht greift
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind
- Fälle außerhalb des inländischen B2B-Anwendungsbereichs; diese sind separat zu prüfen
Was ein Betrieb bis Ende 2027 praktisch erledigt haben sollte
- Ausgangssoftware auf XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X testen.
- Stammdaten für Verkäufer, Käufer, Steuer, Zahlung und Referenzen bereinigen.
- Mindestens eine realistische Testrechnung erzeugen und technisch validieren.
- Eingangskanal und Viewer für empfangene XML-Dateien festlegen.
- Originaldatei, Prüfstatus und Freigabe in der Archivierung zusammenführen.
Welches Format ist sinnvoll?
Für viele B2B-Prozesse ist ZUGFeRD attraktiv, weil sichtbares PDF und strukturierte XML in einem Dokument zusammenkommen. XRechnung ist eine reine strukturierte XML-Rechnung und besonders im B2G-Umfeld etabliert. Entscheidend ist nicht die Marke des Formats, sondern ob es die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und vom Empfänger verarbeitet werden kann.
2028-Check vor dem Versand
| Prüffrage | Warum wichtig |
|---|---|
| Ist die Datei strukturiert? | Ein normales PDF erfüllt die E-Rechnungsdefinition nicht. |
| Kann der Empfänger das Format verarbeiten? | Format und Übertragungsweg müssen im Prozess funktionieren. |
| Sind alle Pflichtangaben in der Struktur? | Ein Verweis auf eine unstrukturierte Anlage reicht für Pflichtangaben nicht. |
| Wurde technisch validiert? | Validierung findet fehlende oder unlogische strukturierte Angaben vor dem Versand. |
Nicht bis Januar 2028 warten
Ein Formatwechsel betrifft häufig mehr als den Exportknopf: Kundendaten, Steuerlogik, Rechnungsarten, Korrekturen, Anhänge, Archivierung und Supportprozesse hängen daran. Wer erst im Januar 2028 testet, entdeckt Mappingfehler im laufenden Rechnungsbetrieb.
Häufige Fragen
Darf ich ab 2028 noch ein PDF senden?
Ein normales PDF kann zusätzlich zur strukturierten E-Rechnung übermittelt werden, ersetzt diese bei einem grundsätzlich e-rechnungspflichtigen Umsatz aber nicht.
Gilt 2028 automatisch für jede Rechnung?
Nein. Der konkrete Umsatz muss in den gesetzlichen Anwendungsbereich fallen; Ausnahmen und B2C-Fälle bleiben gesondert zu prüfen.
Muss ich XRechnung verwenden?
Nicht zwingend im allgemeinen B2B-Fall. Auch andere strukturierte Formate können geeignet sein, wenn sie die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen.