Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält ihre Rechnungsangaben in einem strukturierten elektronischen Format. Dadurch kann eine Buchhaltungssoftware die Daten automatisch einlesen und weiterverarbeiten.
| Dokument | Einordnung |
|---|---|
| Einfaches PDF | Lesbar, aber grundsätzlich keine strukturierte E-Rechnung. |
| XRechnung XML | Rein strukturiertes E-Rechnungsformat. |
| ZUGFeRD/Factur-X | Hybrides PDF mit eingebetteter strukturierter XML. |
Seit wann gilt die Empfangspflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung bestehen Übergangsregelungen, deren Anwendbarkeit vom Zeitraum und den Voraussetzungen des Ausstellers abhängt.
Warum ein Viewer notwendig ist
Eine reine XML-Rechnung ist in einem Texteditor schwer lesbar. Ein Viewer ordnet die strukturierten Felder zu einer normalen Rechnungsansicht. Das ändert die Datei nicht und ersetzt keine technische Validierung.
Warum eine technische Prüfung sinnvoll ist
Eine Datei kann lesbar sein und trotzdem gegen Pflichtfelder, Schema- oder Geschäftsregeln verstoßen. Ein Validator kontrolliert die strukturierte Rechnung und liefert Regelhinweise.