Was ist seit 2025 eine E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur dann vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
| Dokument | Einordnung |
|---|---|
| Einfaches PDF | Menschenlesbar, aber grundsätzlich keine strukturierte E-Rechnung. |
| XRechnung XML | Reine strukturierte E-Rechnung als UBL oder CII. |
| ZUGFeRD / Factur-X | Hybrides PDF/A-3 mit eingebetteter strukturierter XML; das Profil muss zum Anwendungsfall passen. |
Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025
Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Nach der BMF-FAQ reicht als technischer Einstieg bereits ein E-Mail-Postfach.
Praktisch sollte der Prozess außerdem Dateien erkennen, XML lesbar darstellen, technische Fehler prüfen, Rechnungen freigeben und das Originalformat archivieren.
E-Rechnung empfangen: vollständiger Ablauf
Übergangsregeln für die Ausstellung
Die Pflicht zum Empfang und die Pflicht zur Ausstellung sind getrennt. Für Rechnungsaussteller bestehen Übergangsregeln. In den Jahren 2025 und 2026 können unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungen ausgestellt werden.
Für 2027 gelten weitere, enger gefasste Übergangsbedingungen. Die allgemeinen Übergangsregeln laufen spätestens mit Ende 2027 aus.
Alle Übergangsfristen im Überblick
Die Fristen als schnelle Orientierung
| Zeitraum | Was praktisch zählt | Weiterlesen |
|---|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können. | Empfang einrichten |
| 2026 | Für die Ausstellung gelten weiterhin die allgemeinen gesetzlichen Übergangsregeln. | Übergangsfristen |
| 2027 | Eine verlängerte Übergangsregel kann bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz greifen. | Pflicht 2027 |
| Ab 2028 | Die allgemeinen Übergangsregeln sind ausgelaufen; Ausnahmen sind separat zu prüfen. | Pflicht 2028 |
B2B und B2G unterscheiden
Die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht betrifft regelmäßig inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber unterliegen zusätzlich eigenen B2G-Vorgaben, Portalen und Empfängerreferenzen.
Warum Viewer und Validator unterschiedliche Aufgaben haben
Ein Viewer macht XML-Daten für Menschen lesbar. Ein Validator prüft zusätzlich Schema, Pflichtfelder, Codelisten, Berechnungen und Geschäftsregeln. Eine lesbare Rechnung kann technisch fehlerhaft sein; eine technisch valide Rechnung kann fachlich trotzdem falsch sein.
XRechnung lesbar öffnen · XRechnung vollständig prüfen
Aufbewahrung
Die strukturierte Originaldatei sollte unverändert und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Eine aus XML erzeugte PDF-Ansicht erleichtert die Prüfung, ersetzt das Original aber nicht.
E-Rechnungen richtig archivieren
Häufige Fragen
Seit wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Inländische Unternehmen müssen den Empfang grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025 ermöglichen. Nach der BMF-FAQ kann hierfür bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Ist ein einfaches PDF eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 gilt ein unstrukturiertes PDF grundsätzlich als sonstige Rechnung. Eine ZUGFeRD-Datei kann dagegen eine E-Rechnung sein, weil sie strukturierte XML enthält.
Muss 2026 jeder bereits E-Rechnungen ausstellen?
Nicht in jedem Fall. Für die Ausstellung bestehen Übergangsregelungen. Die Empfangspflicht ist davon getrennt.